Das Wohnungsübergabeprotokoll ist eine schriftliche Bestandsaufnahme, die Vermieter und Mieter gemeinsam beim Ein- oder Auszug anfertigen. Festgehalten wird darin der Zustand jedes Raums, der Stand der Zähler, die Zahl der übergebenen Schlüssel und alle vorhandenen Mängel. Unterschrieben von beiden Seiten wird das Papier zu einem der wichtigsten Beweismittel im gesamten Mietverhältnis.
Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht - und trotzdem sollte niemand eine Wohnung ohne Protokoll übergeben. Wo es fehlt, steht nach dem Auszug Aussage gegen Aussage, und der Streit um Kratzer im Parkett, Bohrlöcher oder die Heizkostenabrechnung landet regelmässig vor Gericht. Besonders bei einer Wohnungsauflösung nach einem Todesfall ist das Protokoll der Schlusspunkt, mit dem die Verantwortung offiziell endet.
Was in das Protokoll gehört
Am Anfang stehen die Rahmendaten: Adresse und Lage der Wohnung, Namen von Vermieter und Mieter, Datum und Uhrzeit der Begehung sowie die Namen aller Anwesenden. Danach folgt Raum für Raum eine Beschreibung von Böden, Wänden, Decken, Fenstern, Türen und der fest eingebauten Ausstattung. Jeder Mangel wird konkret benannt, nicht nur als üblich oder in Ordnung abgehakt.
Unverzichtbar sind ausserdem die Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Wärme, jeweils mit Zählernummer, sowie die Zahl der zurückgegebenen Schlüssel, aufgeschlüsselt nach Haustür, Wohnungstür, Briefkasten und Keller. Fehlt ein einziger Schlüssel, kann der Vermieter den Austausch der Schliessanlage verlangen - ein Posten, der schnell vierstellig wird und sich mit einer sauberen Auflistung leicht vermeiden lässt.
Welche Beweiskraft es entfaltet
Ein von beiden Seiten unterschriebenes Protokoll gilt als Beweis dafür, dass die Wohnung in dem beschriebenen Zustand übergeben wurde. Was darin nicht als Mangel steht, kann der Vermieter später in aller Regel nicht mehr geltend machen. Umgekehrt bindet das Papier auch den Mieter: Wer einen aufgeführten Schaden unterschreibt, kann ihn hinterher schwer bestreiten.
Deshalb sollte nichts unterschrieben werden, was nicht der eigenen Wahrnehmung entspricht. Bei unterschiedlichen Einschätzungen wird die abweichende Sicht als eigener Satz mit aufgenommen. Zusätzlich empfiehlt es sich, jeden Raum und jeden strittigen Punkt zu fotografieren; die Aufnahmen tragen ein Datum und werden zusammen mit dem Protokoll aufbewahrt. Beide Seiten erhalten am Ende ein unterschriebenes Exemplar - eine Kopie, die erst Tage später zugeschickt wird, hat deutlich weniger Gewicht.
Normale Abnutzung und echte Schäden
Die wichtigste Unterscheidung bei der Übergabe betrifft die Frage, was vertragsgemässe Abnutzung ist und was darüber hinausgeht. Verblasste Tapeten, abgelaufene Stellen im Teppich, kleine Druckstellen im Parkett und eine übliche Zahl von Dübellöchern gehören zum normalen Gebrauch und sind mit der Miete abgegolten. Der Vermieter kann dafür keinen Ersatz verlangen.
Anders liegt es bei Brandflecken, Wasserrändern, herausgerissenen Fliesen, beschädigten Sanitärobjekten oder Schäden durch unterlassenes Lüften. Solche Punkte muss der Mieter beseitigen oder ersetzen. Bei einer langen Mietdauer wird ausserdem der Zeitwert berücksichtigt: Für einen zwanzig Jahre alten Teppichboden schuldet niemand mehr eine Neuverlegung. Wer diese Grenze kennt, verhandelt bei der Begehung wesentlich ruhiger.
Besenrein - was das konkret bedeutet
In fast jedem Mietvertrag steht, dass die Wohnung besenrein zurückzugeben ist. Gemeint ist damit: vollständig geräumt, grob gereinigt, Böden gekehrt oder gesaugt, grober Schmutz entfernt. Nicht geschuldet sind dagegen eine Grundreinigung, das Putzen der Fenster von aussen oder das Abschleifen von Böden, sofern der Vertrag nichts Abweichendes regelt.
Entscheidend ist das Wort geräumt. Bleiben Möbel, Teppiche, Kellerinhalt oder Gartengeräte zurück, darf der Vermieter sie auf Kosten des Mieters entfernen lassen - und rechnet dann selten günstig ab. Wer eine Wohnung nach einem Todesfall zurückgibt, sollte daher frühzeitig eine Entrümpelung einplanen und den Termin so legen, dass zwischen Räumung und Übergabe noch ein Tag Puffer bleibt.
Die Übergabe nach einem Todesfall
Stirbt der Mieter, treten die Erben in das Mietverhältnis ein und schulden auch die Rückgabe der Wohnung. Sie sollten das Protokoll mit derselben Sorgfalt führen wie ein ausziehender Mieter, obwohl sie den Ausgangszustand oft gar nicht kennen. Hilfreich ist, das Einzugsprotokoll aus den Unterlagen herauszusuchen - liegt es vor, lässt sich vieles auf einen Blick klären.
Sinnvoll ist ausserdem, den Übergabetermin nicht allein wahrzunehmen und eine zweite Person als Zeugen mitzubringen. Vor Ort werden alle Räume einschliesslich Keller, Speicher, Garage und Gartenanteil begangen. Wertvolle Gegenstände und Dokumente müssen zu diesem Zeitpunkt längst gesichert sein; verwertbare Stücke lassen sich vorab über ein Auktionshaus zu Geld machen, was die Kosten der Abwicklung spürbar senkt.
Fazit
Das Wohnungsübergabeprotokoll ist freiwillig und trotzdem unverzichtbar. Es hält Zustand, Zählerstände und Schlüsselzahl fest, begrenzt spätere Forderungen und beendet das Mietverhältnis mit klaren Verhältnissen. Wer jeden Raum einzeln beschreibt, Fotos anfertigt und nur unterschreibt, was er auch so sieht, hat die wichtigsten Vorkehrungen getroffen.
Voraussetzung für eine reibungslose Übergabe ist eine wirklich leere Wohnung. Bei einer Haushaltsauflösung wird genau darauf hingearbeitet: sortieren, verwerten, entsorgen und besenrein übergeben - eine kurze Anfrage genügt für einen Termin vor Ort.
