Die Sterbeurkunde ist die amtliche Bescheinigung darüber, dass eine Person verstorben ist. Sie wird vom Standesamt des Sterbeortes ausgestellt und enthält Namen, Geburtsdatum, Geburtsort, letzten Wohnsitz sowie Tag, Uhrzeit und Ort des Todes. Bei verheirateten Personen wird zusätzlich der Familienstand vermerkt. Rechtlich gesehen ist sie eine öffentliche Urkunde und damit der einzige allgemein anerkannte Nachweis des Todesfalls.
Ohne dieses Dokument steht die gesamte Abwicklung still. Weder eine Bestattung noch die Kündigung von Verträgen, die Auflösung eines Kontos oder die Beantragung eines Erbscheins ist ohne Sterbeurkunde möglich. Auch Vermieter verlangen sie, bevor sie über den Mietvertrag und die Übergabe der Wohnung sprechen. Wer eine Haushaltsauflösung organisieren muss, sollte die Beschaffung deshalb ganz an den Anfang stellen - alles Weitere baut darauf auf.
Wer die Sterbeurkunde ausstellt
Zuständig ist immer das Standesamt des Ortes, an dem der Tod eingetreten ist - nicht das des Wohnorts. Verstirbt jemand während eines Klinikaufenthalts in einer anderen Stadt, wird die Urkunde also dort ausgestellt. Grundlage ist die ärztliche Todesbescheinigung, die ein Arzt nach der Leichenschau ausfertigt. Diese Bescheinigung ist noch keine Sterbeurkunde, sondern nur die medizinische Voraussetzung dafür.
Der Todesfall muss dem Standesamt spätestens am dritten Werktag nach dem Eintritt angezeigt werden. Anzeigepflichtig sind Angehörige, bei Todesfällen in Krankenhäusern, Pflegeheimen oder Hospizen übernimmt die Einrichtung diese Aufgabe. In der Praxis übertragen viele Familien den gesamten Vorgang dem Bestattungsunternehmen, das die Unterlagen sammelt, beim Standesamt vorlegt und die fertigen Urkunden ausländigt. Das ist bequem, entbindet aber nicht davon, die Anzahl der benötigten Exemplare selbst richtig einzuschätzen.
Welche Unterlagen benötigt werden
Für die Ausstellung verlangt das Standesamt die ärztliche Todesbescheinigung sowie den Personalausweis oder Reisepass des Verstorbenen. Hinzu kommen Nachweise zum Personenstand: bei Ledigen die Geburtsurkunde, bei Verheirateten zusätzlich die Eheurkunde oder ein Auszug aus dem Eheregister, bei Geschiedenen das rechtskräftige Scheidungsurteil und bei Verwitweten die Sterbeurkunde des früher verstorbenen Ehepartners.
Fehlen einzelne Dokumente, wird es aufwendiger, aber nicht unmöglich. Das Standesamt kann fehlende Urkunden über die Register anderer Behörden anfordern, was jedoch mehrere Tage bis Wochen dauert. Deshalb lohnt es sich, bei der Wohnungsdurchsicht gezielt nach der Dokumentenmappe zu suchen, bevor grössere Mengen Papier entsorgt werden. Sie liegt erfahrungsgemäss im Schreibtisch, im Nachttisch, in einem Ordner im Wohnzimmerschrank oder in einer kleinen Kassette im Kleiderschrank.
Wie viele Exemplare sinnvoll sind
Fast jede Stelle, die von einem Todesfall erfährt, möchte eine eigene Ausfertigung behalten. Benötigt werden Sterbeurkunden unter anderem für die Rentenversicherung, die Krankenkasse, Lebens- und Sterbegeldversicherungen, Banken und Sparkassen, den Vermieter, Energieversorger, Telefonanbieter sowie für das Nachlassgericht. Manche Stellen akzeptieren eine einfache Kopie, viele bestehen jedoch auf einer beglaubigten Ausfertigung mit Siegel.
Als Faustregel haben sich acht bis zwölf Exemplare bewährt. Wer sie gleich bei der ersten Beurkundung mitbestellt, zahlt für jede weitere Ausfertigung nur einen ermässigten Betrag; eine Nachbestellung Wochen später kostet dagegen wieder den vollen Preis und bedeutet einen zusätzlichen Behördengang. Einige Versicherungen verlangen ausserdem eine besondere Ausfertigung mit Angabe der Todesursache, die nur an unmittelbar Berechtigte herausgegeben wird - dieser Bedarf sollte gleich mit angemeldet werden.
Kosten, Fristen und Sonderfälle
Die erste Sterbeurkunde kostet je nach Bundesland zwischen zehn und fünfzehn Euro, jede weitere gleichzeitig bestellte Ausfertigung meist die Hälfte. Für Zwecke der gesetzlichen Renten- und Sozialversicherung wird sie gebührenfrei ausgestellt, wenn man das ausdrücklich angibt. Beantragen dürfen die Urkunde Ehegatten, Lebenspartner, Vorfahren und Abkömmlinge; andere Personen müssen ein rechtliches Interesse nachweisen, etwa als Nachlassgläubiger oder Testamentsvollstrecker.
Aufwendiger wird es, wenn eine Person im Ausland verstirbt. Dann stellt die dortige Behörde eine Urkunde aus, die in Deutschland häufig erst mit Übersetzung und Apostille anerkannt wird. Zusätzlich kann eine Nachbeurkundung beim deutschen Standesamt beantragt werden. Auch bei ungeklärter Todesursache verzögert sich die Ausstellung, weil die Staatsanwaltschaft die Bestattung zunächst freigeben muss. In solchen Fällen kann sich die Übergabe einer Mietwohnung um Wochen verschieben, was frühzeitig mit dem Vermieter besprochen werden sollte.
Die Sterbeurkunde in der Wohnungsabwicklung
Sobald die Urkunden vorliegen, lässt sich der Mietvertrag ordnen. Erben treten kraft Gesetzes in das Mietverhältnis ein und können es mit gesetzlicher Frist ausserordentlich kündigen, wenn sie das innerhalb eines Monats nach Kenntnis vom Todesfall erklären. Der Kündigung wird eine Sterbeurkunde beigefügt. Erst mit diesem Schritt steht fest, bis wann die Räume geräumt und übergeben sein müssen - und damit auch, wie viel Zeit für Sichtung und Verwertung bleibt.
Parallel dazu beginnt die eigentliche Arbeit in der Wohnung. Bevor Schränke ausgeräumt werden, sollten alle Papiere an einer Stelle gesammelt werden, denn zwischen Zeitungen und Werbepost stecken oft Policen, Sparbriefe oder Grundbuchunterlagen. Danach wird der Hausrat gesichtet: Was sich verwerten lässt, kann über eine Versteigerung zu Geld gemacht werden, Brauchbares geht in die Weitergabe, der Rest in die geordnete Entrümpelung. Diese Reihenfolge verhindert, dass wichtige Dokumente versehentlich im Container landen.
Fazit
Die Sterbeurkunde ist der Schlüssel zu allen weiteren Schritten nach einem Todesfall. Sie wird vom Standesamt des Sterbeortes ausgestellt, setzt die ärztliche Todesbescheinigung und die Personenstandsurkunden voraus und sollte gleich in mehreren beglaubigten Ausfertigungen bestellt werden. Wer die Anzeigefrist von drei Werktagen im Blick behält und die benötigten Unterlagen vorab zusammensucht, verkürzt den Vorgang erheblich und vermeidet Wartezeiten, die sich sonst durch die gesamte Abwicklung ziehen.
Liegen die Urkunden vor und ist der Mietvertrag gekündigt, steht die Räumung der Wohnung an. Wer diesen Teil nicht allein bewältigen möchte, bekommt bei einer Haushaltsauflösung Unterstützung von der Sichtung bis zur Übergabe - eine kurze Nachricht genügt für einen Besichtigungstermin.
